HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN LAS ORGANIZACIONES

Iniciamos el mes de marzo con nuevo formato y retomando nuestras notas semanales de Empresas y Empresarios.

En el actual diseño de este espacio, hemos incorporado la dirección de ciertos sitios web, que nos resultan interesantes para consultas de nuestros lectores, dos sectores dinámicos donde insertaremos datos e información nueva cada semana, y un sector interactivo para quienes deseen utilizarlo.

Vamos a destinar algunas líneas a la presentación y breve descripción de una herramienta sencilla y muy valiosa, para el análisis y tratamiento de distintas situaciones que se presentan en las PYMES y otro tipo de organizaciones.

El concepto de herramientas es ampliamente conocido. Cualquiera de nosotros hemos empleado alguna herramienta para reparar o mantener nuestros automotores, distintos artefactos de nuestros hogares. Quizás dispongamos de una caja o conjunto de herramientas que nos permiten construir algún objeto que forma parte de nuestros pasatiempos.

Lo expuesto en los párrafos anteriores nos puede resultar familiar y amigable.

Ahora cuando el tema a abordar es un inconveniente o problema organizacional de nuestras empresas, las herramientas suelen ser desconocidas, a veces complejas y otras difíciles de desarrollar.

Expongamos un pequeño listado de algunos problemas que presentan las organizaciones de las PYMES. Comunicaciones entres distintos sectores o entre los integrantes de diferentes sectores; comunicaciones con nuestros clientes y proveedores;  relaciones con el personal; toma de decisiones; preparación y desarrollo de diversos proyectos; mejoras en los procesos, entre otros.

Para tratar de conocer y hallar posibles y diferentes alternativas de solución, contamos con una herramienta organizacional denominada Dispositivo Organizacional (DO) (1).

Entendemos por DO un ámbito, dentro de una PYME, o fuera de ella, en el cual se reúnen en forma periódica ciertas y determinadas personas, con el objetivo de tratar de resolver algunos de los inconvenientes o problemas organizacionales, mencionados anteriormente.

Los DO para resultar efectivos, deben cumplir con algunos requisitos. Es necesario establecer un lugar, un día y un horario de inicio y de finalización de la reunión. También habrá que fijar los integrantes del DO y la agenda o temas a tratar.   

Un obstáculo muy importante a sortear es la falta de práctica en la organización y desarrollo de este tipo de herramientas, en la cultura o costumbres de nuestra PYME.

Sin duda este es el escollo más significativo a resolver y sobrellevar, toda vez que se tome la decisión de implementar el uso de esta herramienta organizacional.

Corresponde al número uno de la PYME, Dueño, Fundador o Gerente General, romper el hielo, e iniciar este tipo de actividades, para que la herramienta se generalice y su empleo se legitime como válido para el tratamiento y solución de distintas situaciones organizacionales.

Recuerdo mi experiencia en una PYME Familiar, en la cual denominábamos al lugar de realización de las reuniones de un DO, como la Jabonería de Vieytes, en alusión a aquel sitio de la ciudad Buenos Aires, en los tiempos previos a la Revolución de Mayo, en donde se reunían los gestores de la Revolución de 1.810, por lo resistidas que eran esas reuniones por el Fundador de la PYME.    

 En las primeras etapas de la implementación de un DO, sus tareas y actividades suelen ser consideras, como pérdidas de tiempo y no como parte del trabajo productivo de la PYME.

A veces nos cuesta o no es de nuestro agrado, utilizar ciertas herramientas para  construir o reparar algo, pero el intento siempre suele pagar, a veces por descubrir una nueva experiencia y otras veces porque es la mejor o única alternativa.
(1) Penna, A. (2008) Pymes en crecimiento. Clarín Pymes. Libro 1. Anexo