En el desarrollo de mis tareas de apoyo y acompañamiento a los fundadores, dueños y gerentes generales de PYMES, muchas veces me he preguntado a que tipo de apoyo, asesoramiento o técnicas los empresarios PYMES, brindan más atención u otorgan una mayor valorización.
Antes de mencionar las posibles respuestas a esa pregunta, me pareció oportuno compartir algunas experiencias.
Una de esas situaciones está relacionada con una historia relativa a la importancia asignada en una empresa, a un simple pinche en el cual se archivaban los pedidos de algunos clientes.
En una oportunidad, acompañé a una empresa en el proceso de cambio de su sistema de computación. El proceso en cuestión fue muy interesante. Se trataba de una PYME familiar dedicada a la distribución mayorista y minorista de una oferta variada de productos. La empresa decidió reemplazar su sistema de registro de operaciones, de compras, de ventas, de cobros, de pagos, de inventarios, por otro que realiza el registro total e integrado de distintos procesos. Por ejemplo la compra de mercaderías se inicia con la emisión de la orden de compra y finaliza con registro del pago de la factura correspondiente. Tal cambio requería mucha carga de información. La tarea fue compleja e intensa.
El nuevo sistema intentaba resolver una vieja situación que era fuente de variados y diarios problemas y discusiones. La empresa brinda respuesta a una considerable cantidad de pedidos, que los clientes radicados en su zona de influencia, realizaban a través de comisionistas o transportistas, quines llevaban los pedidos a la empresa, esta los preparaba y luego de algunas horas, los comisionistas o transportistas los pasaban a retirar.
Estos pedidos se realizaban en cualquier tipo de papel, que el empleado que los recibía los archivaba por orden de llegada en un pinche habilitado al efecto. Excedería el espacio y el tiempo dedicado a esta nota, comentar los
inconvenientes que tal sistema de recepción, archivo y preparación de los pedidos ocasionaba.
Uno de las opciones del sistema instalado, permitió reemplazar el pinche y disminuir en forma importante los anteriores inconvenientes.
A los pocos días de poner el nuevo sistema en funcionamiento, el gerente general, dueño y fundador de la empresa, decidió no utilizar más la opción implementada y volver al viejo y querido sistema de los papeles y el pinche.
Mi sorpresa fue grande, y fue necesario que transcurriera algún tiempo, y varias reuniones mediante, para poder entender la razón del cambio.
El hecho simple que motivó volver al sistema anterior, obedecía que habíamos dejado, sin saberlo y mucho menos entenderlo, al dueño de la PYME , sin un valioso sistema, sencillo y rápido de información.
El pinche, donde se archivaban, los pedidos diarios de los clientes zonales, estaba estratégicamente ubicado. Todos los días el dueño realizaba dos recorridos por las instalaciones de la empresa, una durante las mañanas y otra a primeras horas de la tarde. Durante esas estratégicas recorridas, la solo visión del cúmulo o la cantidad de papeles archivados en el pinche en cuestión, le permitía al dueño tener una idea aproximada o realizar una cierta estimación del estado o evolución de las ventas diarias de su empresa. Al implementar el nuevo sistema de información, habíamos dejado al dueño sin su vital sistema de información.
Conclusión para los empresarios PYMES muchas veces el ver y el tocar son más importantes o más valorizados que cualquier sistema que reemplace esas dos situaciones conocidas y de enorme sencillez para ellos.
Esta simple y corta historia, nos puede resultar de suma utilidad toda vez que tengamos que acompañar a un empresario PYME en la organización de su empresa. También puede resultar de utilidad para los dueños, fundadores y gerentes generales de PYMES, a los efectos de ayudarlos en el conocimiento de su trabajo y de lo que es importante para ellos, cuando decidan transitar procesos de organización de sus empresas.
No hay comentarios:
Publicar un comentario